0تا100برنامه‌ریزی روزانه
آیا تابه‌حال احساس کرده‌اید که باوجود برنامه‌ریزی روزانه، هنوز هم زمان کافی برای انجام کارهای مهم ندارید؟ شاید روش برنامه‌ریزی‌تان نیاز به کمی تغییر داشته باشد. همه ما دوست داریم که روزمان منظم و بدون استرس باشد، اما گاهی اوقات برنامه‌ریزی‌هایمان باعث می‌شوند بیشتر احساس فشار کنیم تا اینکه به ما کمک کنند. در این مقاله، قصد داریم ببینیم چطور یک برنامه‌ریزی روزانه انجام دهیم که در راستای اهدافمان باشد و در کل بتوانیم یک برنامه‌ریزی روزانه مؤثر و لذت‌بخش داشته باشیم.
شاید بعضی از قسمت‌ها شبیه به مقالهٔ برنامه‌ریزی هفتگی یا ماهانه به نظر برسد؛ مثلاً اگر از تعیین اولویت‌ها صحبت میکنیم در برنامه‌ریزی روزانه منظور ما اولویت‌های همان روز هست و در بخش‌های هفتگی و ماهانه منظور ما اولویت‌های همان هفته یا ماه است.
گام به گام به سمت یک برنامه‌ریزی روزانه موثر
1. مهمترین کار همان روز خود را مشخص کنید:
اولین قدم برای یک برنامه‌ریزی مؤثر،اولویت بندی است که در برنامه ریزی روزانه، مشخص‌کردن مهمترین کاری است که باید در آن روز انجام دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا بر روی مهمترین وظیفه تمرکز کنید و از حواشی دور بمانید. وقتی مهمترین کار را مشخص میکنید، در واقع به خودتان این پیام را می‌دهید که این کار اولویت اول شماست و باید تمام تلاش خود را برای انجام آن به کار بگیرید.
درصورتی‌که نحوهٔ اولویت‌بندی را نمی‌دانید پیشنهاد میکنیم نگاهی به مقاله آموزش برنامه‌ریزی هفتگی بیندازید.
در این قسمت از مقاله فقط معرفی کوتاهی از چند روش معروف اولویت‌بندی را بیان میکنیم.
روش‌های مشخص کردن مهمترین اقدام در برنامه‌ریزی روزانه:
- قانون 80/20: طبق این قانون که به آن اصل پرتو نیز میگویند، 80 درصد نتایج شما از 20 درصد فعالیت‌هایتان حاصل می‌شود. پس به دنبال آن 20 درصد از کارهایی باشید که بیشترین تاثیر را بر روی اهداف شما دارند.
- روش یک کار مهم: هر روز فقط بر روی یک کار مهم تمرکز کنید.
- ماتریس آیزنهاور: همانطور که قبلاً توضیح دادیم، با استفاده از این ماتریس میتوانید کارهایتان را به چهار دسته تقسیم کنید و مهمترین کار را مشخص کنید.
- روش ABCDE: در این روش، به هر کار یک حرف از A تا E می‌دهید. کارهای A مهمترین و کارهای E کم اهمیت‌ترین هستند.
- روش 90-90-1:در این روش، به مدت 90 روز، هر روز 90 دقیقهٔ اول از زمان خود را به مهمترین کارتان اختصاص می‌دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا بر روی یک هدف خاص تمرکز کنید و پیشرفت قابل توجهی داشته باشید.
2. زمان خود را تقسیم‌بندی کنید:
پس از آنکه مهمترین کار روزتان را مشخص کردید و سایر کارها را اولویت‌بندی نمودید، نوبت به تقسیم‌بندی زمان می‌رسد. این مرحله به شما کمک می‌کند تا برای هر کار، زمان مشخصی اختصاص دهید و از هدر رفتن وقت جلوگیری کنید.
چرا تقسیم‌بندی زمان مهم است؟
- ایجاد نظم: با تقسیم‌بندی زمان، به روزتان نظم و ساختار می‌دهید و از بی‌نظمی و سردرگمی جلوگیری میکنید.
- افزایش بهره‌وری: زمانی که برای هر کار، زمان مشخصی تعیین میکنید، انگیزه‌تان برای انجام آن کار بیشتر می‌شود و میتوانید در زمان کمتر، کار بیشتری انجام دهید.
- کاهش استرس: وقتی می‌دانید که برای هر کار چقدر زمان دارید، احساس آرامش بیشتری میکنید و از استرس ناشی از کمبود وقت رها می‌شوید.
- افزایش تمرکز
چگونه زمان خود را تقسیم‌بندی کنیم؟
- بلوک‌های زمانی: روز خود را به بلوک‌های زمانی کوتاه‌تر تقسیم کنید. مثلاً هر بلوک زمانی را 25 یا ۴۵ دقیقه در نظر بگیرید.
- تعیین زمان شروع و پایان برای هر کار: برای هر کاری که باید انجام دهید، زمان شروع و پایان مشخصی تعیین کنید.
- در نظر گرفتن زمان استراحت: فراموش نکنید که در برنامه‌ریزی خود، زمان کافی برای استراحت و تفریح نیز در نظر بگیرید. استراحت‌های کوتاه در طول روز به شما کمک می‌کند تا انرژی خود را بازیابی کنید و با تمرکز بیشتری به کارتان ادامه دهید.
توصیه می‌شود بین بلوک‌های کار متمرکز خود یک استراحت کوتاه کنید و بین هر دو یا سه‌تکهٔ زمانی کار متمرکز یک استراحت طولانی‌تر انجام بدهید.
در لحظه فقط یک کار انجام دهید:با تمرکز روی یک کار در هر لحظه، نه‌تنها بهره‌وری خود را افزایش می‌دهید، بلکه از انجام کارها لذت بیشتری خواهید برد و استرس کمتری را متحمل خواهید شد.
3.ابزار مناسب برنامه ریزی روزانه انتخاب کنید:
بسته به نوع و روش برنامه ریزی که انتخاب میکنید، شما میتوانید از ابزار های مختلفی استفاده کنید برای مثال اگر علاقه مند به روش بولت ژورنال هستید ابزار شما دفتر و قلم خواهد بود و اگر علاقه مند به روش جی تی دی (GTD) هستید احتمالا شما بک تقویم دیجیتال و یک اپلیکیشن وظیفه محور نیاز دارید.
صورت کلی ابزارهای برنامه‌ریزی
- تقویم: برای ثبت رویدادهای مهم، ضرب‌الاجل‌ها و قرار ملاقات‌ها
- برنامه‌های مدیریت وظایف (Mictodo، Trello): برای ایجاد لیست کارها، اولویت‌بندی آنها و پیگیری پیشرفت
- برنامه‌های یادداشت‌برداری (Evernote, OneNote): برای ذخیره ایده‌ها، اطلاعات و تحقیقات
- برنامه‌های تقویم دیجیتال (Google Calendar, Outlook): برای همگام‌سازی تقویم با دستگاه‌های مختلف
شما میتوانید از Google Calendar برای برنامه‌ریزی جلسات کاری، قرار ملاقات‌های پزشکی و رویدادهای شخصی استفاده کنید. همچنین، میتوانید از Mictodo برای ایجاد لیست کارهای روزانه و هفتگی خود استفاده کنید.
به صورت کلی در یک مقاله ابزار ها را مفصل تر معرفی کرده ایم.
4.هماهنگی برنامه‌ریزی روزانه با هفتگی
تا اینجا یاد گرفتیم که چگونه یک برنامه‌ریزی روزانه موثر داشته باشیم. حالا بیایید ببینیم چگونه می‌توان این برنامه‌ریزی را با برنامه‌ریزی هفتگی خود هماهنگ کنیم تا به اهداف بلندمدتمان برسیم.
ما برنامه روزانهٔ خود را با هفتگی هماهنگ میکنیم تا:
- آن را با اهداف بزرگ‌تر تطبیق دهیم: برنامه‌ریزی روزانه باید در راستای اهداف بزرگ‌تر هفتگی و ماهانه شما باشد.
- به طور مستمر پیشرفت کنیم: هماهنگی این دو برنامه به شما کمک می‌کند تا پیشرفت خود را به طور پیوسته ارزیابی کنید.
- و کاهش استرس: وقتی می‌دانید که کارهای روزانه‌تان بخشی از یک برنامه بزرگ‌تر هستند، احساس آرامش بیشتری میکنید.
چگونه برنامه‌ریزی روزانه را با هفتگی هماهنگ کنیم؟
اهداف هفتگی را مشخص کنید:
- در ابتدای هر هفته، اهدافی که می‌خواهید به آنها برسید را مشخص کنید.
- این اهداف باید با اهداف ماهانه و بلندمدت شما هم‌راستا باشند.
کارهای روزانه را با اهداف هفتگی مرتبط کنید:
- هر روز، کارهایی را انتخاب کنید که به شما کمک می‌کنند تا به اهداف هفتگی‌تان نزدیک‌تر شوید.
- مطمئن شوید که کارهای روزانه‌تان به طور مستقیم یا غیرمستقیم به اهداف بزرگ‌تر شما کمک می‌کنند.
انعطاف‌پذیر باشید:
- برنامه‌ریزی هفتگی شما ممکن است در طول هفته تغییر کند. بنابراین، برنامه روزانه خود را نیز به گونه‌ای تنظیم کنید که بتوانید تغییرات را در آن ایجاد کنید.در کل جا برای اتفاقات پیش بینی نشده بگذارید.
- ممکن است لازم باشد برخی از کارها را به روز بعد موکول کنید یا اولویت‌ها را تغییر دهید.
بازبینی هفتگی:
- در پایان هر هفته، برنامه‌ریزی خود را بررسی کنید و ببینید که تا چه حد به اهداف‌تان نزدیک شده‌اید.
- اگر لازم است، تغییراتی در برنامه هفتگی یا روزانه خود ایجاد کنید.
مثال:
فرض کنید هدف هفتگی شما این است که یک مقاله کامل بنویسید. برای رسیدن به این هدف، میتوانید برنامه روزانه زیر را تنظیم کنید:
- شنبه و یکشنبه: تحقیق و جمع‌آوری اطلاعات
- دوشنبه: نوشتن پیش‌نویس اول
سه‌شنبه: ویرایش و اصلاح پیش‌نویس
- چهارشنبه: تکمیل مقاله و ارسال آن
- پنجشنبه: هم آزاد برای پیش بینی نشده ها
5. ارزیابی و بهبود برنامه ریزی روزانه
در آخرین قسمت روز قرار است با خود مثل یک مربی رفتار کنید و عملکرد خود را بسنجید.بعد از اجرای برنامه روزانه و هفتگی، بسیار مهم است که به عقب برگردید و عملکرد خود را ارزیابی کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کرده و برای آینده بهتر برنامه‌ریزی کنید.
چگونه برنامه ی روزانه خود را ارزیابی کنیم؟
- نمره دادن به خود: در پایان هر روز یا هفته، به خود نمره‌ای بین 1 تا 10 بدهید. این کار به شما کمک می‌کند تا پیشرفت خود را به صورت بصری مشاهده کنید.
- علت‌یابی: اگر نمره شما پایین‌تر از انتظار بود، به دنبال دلایلی برای آن بگردید. آیا حواس‌پرتی وجود داشت؟ آیا برنامه‌ریزی شما واقع‌بینانه نبود؟ آیا مشکلی پیش آمد که خارج از کنترل شما بود؟
- جشن گرفتن موفقیت‌ها: اگر نمره شما بالا بود، حتماً به خود تبریک بگویید و از موفقیت‌هایتان لذت ببرید.
- تغییر برنامه: بر اساس نتایج ارزیابی، تغییرات لازم را در برنامه خود ایجاد کنید. ممکن است نیاز باشد برخی از کارها را اولویت‌بندی کنید، زمان‌بندی خود را تغییر دهید یا حتی اهداف خود را بازنگری کنید.
سوالاتی که میتوانید از خود بپرسید:
- امروز/این هفته چه کارهایی را به خوبی انجام دادم؟
- چه چیزهایی مانع پیشرفت من شدند؟
- آیا برنامه‌ریزی من واقع‌بینانه بود؟
- چه تغییراتی می‌توانم در برنامه‌ریزی خود ایجاد کنم تا در آینده موفق‌تر باشم؟
- چه چیزی را راجع به امروز دوست داشتم؟
توصیه نهایی:
هرگز از تلاش دست نکشید. برنامه‌ریزی روزانه یک فرآیند یادگیری است و با گذشت زمان، مهارت‌های برنامه‌ریزی شما بهبود پیدا خواهد کرد. مهمترین چیز این است که به خودتان ایمان داشته باشید و به سمت اهداف‌تان حرکت کنید.
دیدگاهتان را بنویسید