0تا100 نحوهی برنامهریزی هفتگی

📆 برنامهریزی هفتگی، نقشه راه شما برای رسیدن به مقصد است. هر سفری، چه کوتاه و چه بلند، به یک نقشه راه نیاز دارد. این نقشه به شما نشان میدهد که کجا هستید، به کجا میخواهید بروید و چگونه باید به آنجا برسید. برنامهریزی هفتگی نیز به همین شکل است. با داشتن یک برنامهریزی دقیق، شما میتوانید مسیر دستیابی به اهداف خود را ترسیم کنید و از مسیرهای اشتباه جلوگیری کنید.
ما در دورهی جامع برنامهریزی و مدیریت زمان رُشدکلاب همه نوع برنامهریزی با ابزارهای مختلف آموزش دادیم که البته اکثر آنها ابزارهای دیجیتال بودند و فقط در قسمت آموزش بولت ژورنال از دفتر استفاده کردیم؛ اما بعضیها علاقه دارند بهصورت کاغذی یا دفتری برنامهریزی کنند.در این مقاله تفاوتی نمیکند که چه ابزاری را انتخاب میکنید ما در ادامه میخواهیم درباره روش و کلیاتی که بهتر است در یک برنامهریزی هفتگی رعایت کنیم،بگوییم. برنامهریزی هفتگی، مانند آجرهایی است که دیوار اهداف ماهانه شما را میسازد. با قراردادن هر آجر در جای خود، میتوانید یک ساختار محکم و پایدار ایجاد کنید. در این مقاله، به شما نشان میدهیم چگونه با استفاده از یک برنامهریزی هفتگی ساده، میتوانید بر روی اهداف بزرگ خود تمرکز کنید و در راه رسیدن به آنها گام بردارید.

چرا به برنامهریزی هفتگی نیاز داریم؟
بدون نقشه راه، احتمال گمشدن و اتلاف وقت بسیار زیاد است. برنامهریزی هفتگی هم مانند یک نقشه راه است که شما را به سمت اهدافتان هدایت میکند. با داشتن یک برنامهریزی دقیق، میتوانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید، از فرصتهای خود نهایت استفاده را ببرید و به طور مؤثرتری به اهدافتان برسید.
برنامهریزی هفتگی به شما در موارد زیر کمک میکند:
افزایش بهرهوری: با داشتن یک برنامه مشخص، میتوانیم زمان خود را بهینه استفاده کنیم و از اتلاف وقت جلوگیری کنیم. کاهش استرس: برنامهریزی به ما کمک میکند تا احساس کنترل بیشتری بر کارهایمان داشته باشیم و در نتیجه، استرس کمتری را تجربه کنیم.
افزایش تمرکز: با داشتن یک برنامه مشخص، میتوانیم تمرکز خود را بر روی هر کار بهصورت جداگانه بگذاریم و از حواسپرتی جلوگیری کنیم.
دستیابی به اهداف: برنامهریزی به ما کمک میکند تا اهدافمان را بهصورت مرحلهای پیش ببریم و احتمال رسیدن به آنها را بسیار بالاتر ببریم.
مقدمات کافی است بیایید برنامهریزیکردن برای هفته را شروع کنیم:

گام به گام ایجاد یک برنامه ی هفتگی موثر:
همانطور که در بخش قبلی اشاره شد، اولین گام در ایجاد یک برنامه هفتگی مؤثر، تعیین اهداف مشخص و قابلاندازهگیری است. اما این تنها گام اول است. برای اینکه بتوانید به طور مؤثر برنامهریزی کنید و به اهداف خود برسید، به مراحل زیر نیاز دارید:
1. تعیین اهداف SMART برای برنامه ریزی هفتگی:
منظور از اهداف smart این است که اهدافی که در نظر میگیریم این پنج ویژگی را داشته باشند:
Specific (مشخص): اهداف خود را به طور دقیق و واضح بیان کنید. بهجای اینکه بگویید “میخواهم بیشتر مطالعه کنم”، بگویید “میخواهم هر روز 30 دقیقه کتاب بخوانم.
Measurable (قابلاندازهگیری): برای هر هدف، یک معیار مشخص برای سنجش پیشرفت خود تعیین کنید. بهعنوانمثال، برای هدف مطالعه، تعداد صفحات مطالعه شده در هفته را اندازهگیری کنید.
Achievable (قابلدستیابی): اهداف خود را واقعبینانه انتخاب کنید. اهدافی که بیش از حد بلندپروازانه باشند، ممکن است شما را دلسرد کنند.
Relevant (مرتبط): اطمینان حاصل کنید که اهداف شما با ارزشها و اولویتهای زندگی شما همخوانی دارند.
Time-bound (زمانبندی شده): برای هر هدف، یک ضربالاجل مشخص تعیین کنید.

2. اولویتبندی وظایف هفته:
برای اولویتبندی کردن وظایف هفتهی پیش رو چند ابزار رایج داریم که به سه ابزار رایج آن در زیر اشاره میکنیم:
ماتریس آیزنهاور:
ماتریس آیزنهاور یک ابزار قدرتمند برای اولویتبندی وظایف است. با استفاده از این ماتریس، میتوانید وظایف خود را به چهار دستهٔ زیر تقسیم کنید و به ترتیب به سراغ انجامدادن آنها برویم:
- مهم و ضروری: این وظایف باید فورا انجام شوند، مانند یک آزمون مهمی که فردا برگزار میشود یا یک پروژه کاری که ضربالاجل آن نزدیک است.
مهم اما غیرضروری: این وظایف به برنامهریزی و تمرکز نیاز دارند، مانند مطالعه برای یک امتحان یا نوشتن یک گزارش مهم.
غیرمهم اما ضروری: این وظایف ممکن است توجه دیگران را جلب کنند، اما لزوماً به اهداف بلندمدت شما کمک نمیکنند، مانند پاسخدادن به ایمیلهای غیرضروری یا شرکت در جلسات بینتیجه.
غیرمهم و غیرضروری: این وظایف را میتوان حذف کرد یا به تعویق انداخت، مانند تماشای تلویزیون یا گشتوگذار در شبکههای اجتماعی.
تکنیک ABCDE:
در این تکنیک، به هر وظیفه یک حرف از A تا E اختصاص میدهید. وظایف A مهمترین و ضروریترین وظایف هستند و وظایف E کماهمیتترین وظایف هستند. طبیعتاً در این روش در ابتدا به سراغ انجام کارهای دستهٔ A میرویم و بعد سراغ کارهای دستهٔ B و همینطور تا آخر ادامه میدهیم با این روش، درصورتیکه وقت کم آوردیم کارهای با ضرورت کمتر انجام نشدهاند.
قانون 80-20 یا اصل پرتو:
یکی دیگر از ابزارهای مورد استفاده برای اولویت بندی کارها توجه به اصل پرتو یا همان قانون بیست هشتاد است.
قانون پرتو یا قانون 80/20 یک اصل ساده اما قدرتمند است که میگوید 80 درصد نتایج شما از 20 درصد تلاشهای شما حاصل میشود. بهعبارتدیگر، تنها بخش کوچکی از فعالیتهای شما، تأثیر بسیار زیادی بر نتایج کلی شما دارد.
فرض کنید شما یک دانشآموز هستید. بهجای اینکه به همه دروس به یک اندازه زمان اختصاص دهید، میتوانید با استفاده از قانون پرتو، دروس مهمتر و امتحانات نهایی را شناسایی کرده و بیشتر زمان خود را صرف مطالعه آنها کنید.

چگونه از قانون پرتو یا همان قانون 20/80 در برنامهریزی هفتگی استفاده کنیم؟
فهرست تمام کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید.
- هر کار را از نظر اهمیت و تأثیرگذاری بر اهداف بلندمدت خودارزیابی کنید.
- 20 درصد از کارهایی که بیشترین اهمیت را دارند، شناسایی کنید.
- بیشتر زمان و انرژی خود را صرف این 20 درصد کارها کنید.
- بقیه کارها را به تعویق بیندازید یا به دیگران واگذار کنید.
3.انتخاب روش برنامهریزی؛ کدام روش برای شما مناسبتر است؟
حالا که کارهای مهم را فهمیدیم و اولویتبندی کردیم به چه روش پیگیری کنیم؟ با چه روش برنامهریزی روزهای خود را بگذرانیم تا به اهداف هفته برسیم؟ کدام روش برای ما مناسب است؟
در این بخش، به معرفی چند روش محبوب و پرکاربرد خواهیم پرداخت.
برنامهریزی به سبک بولت ژورنال (Bullet Journal): این روش برنامهریزی به شما امکان میدهد تا یک دفترچه یادداشت شخصی ایجاد کنید و در آن، همه چیز را از لیست کارها تا ایدههای خلاقانه خود ثبت کنید. بولت ژورنال بسیار انعطافپذیر است و میتوانید آن را به طور کامل با نیازهای خود تطبیق دهید.
- برنامهریزی به روش جیتیدی (Get Things Done): این روش بر اساس اصل شکستن کارهای بزرگ به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت است. در این روش، شما یک سیستم جمعآوری، پردازش، سازماندهی و بازبینی برای کارهای خود ایجاد میکنید.
- کانبان: این روش یک روش بصری برای مدیریت پروژهها است. در این روش، شما از کارتها یا برچسبها برای نمایش مراحل مختلف یک پروژه استفاده میکنید.
کدام روش برای شما مناسبتر است؟
انتخاب بهترین روش برنامهریزی به عوامل مختلفی مانند سبک یادگیری، شخصیت و نوع کار شما بستگی دارد. برای مثال، اگر به دنبال یک روش منعطف و شخصیسازی شده هستید، بولت ژورنال ممکن است برای شما مناسب باشد. اگر میخواهید یک سیستم منظم و ساختارمند برای مدیریت کارهای خود داشته باشید، جیتیدی میتواند گزینه خوبی باشد. و اگر در یک تیم کار میکنید و نیاز به یک روش بصری برای مدیریت پروژهها دارید، کانبان میتواند انتخاب مناسبی باشد.
در دوره جامع برنامهریزی رُشدکلاب، ما به طور مفصل به آموزش هر سه روش بولت ژورنال، جیتیدی و کانبان پرداختهایم. در این دوره، شما یاد میگیرید که چگونه با استفاده از این روشها، یک سیستم برنامهریزی شخصی و موثر برای خود ایجاد کنید.
4.تعیین ضربالاجل یا ددلاین برای هر وظیفه:
یکی از کلیدهای موفقیت در برنامهریزی هفتگی، تعیین ضربالاجل برای هر وظیفه است. ضربالاجل، یک تاریخ مشخص برای تکمیل هر کار است و به شما کمک میکند تا حس فوریت ایجاد کرده و کارهای خود را اولویتبندی کنید.

ضرب الاجل، بهترین دوست خلاقیت است.
دیوید آلن
چرا تعیین ضربالاجل مهم است؟
- ایجاد انگیزه: ضربالاجلها به شما انگیزه میدهند تا کارها را به موقع انجام دهید و از تعویق انداختن کارها جلوگیری میکنند.
- اولویتبندی: با تعیین ضربالاجل برای هر کار، میتوانید کارهای مهم را از کارهای کماهمیتتر تشخیص داده و اولویتبندی کنید.
- بهبود مدیریت زمان: ضربالاجلها به شما کمک میکنند تا زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید و از هدر رفتن آن جلوگیری کنید.
- کاهش استرس: با دانستن اینکه برای هر کار چه زمانی دارید، میتوانید استرس ناشی از عدم قطعیت را کاهش دهید.
مثال: فرض کنید میخواهید یک مقاله تحقیقاتی بنویسید. به جای اینکه بگویید “میخواهم این مقاله را بنویسم”، میتوانید بگویید “میخواهم این مقاله را تا پایان هفته آینده به پایان برسانم”. سپس، میتوانید این هدف بزرگ را به وظایف کوچکتر با ضربالاجلهای مشخص تقسیم کنید، مانند “تا روز سهشنبه منابع تحقیقاتی را جمعآوری میکنم” یا “تا روز پنجشنبه پیشنویس اول را مینویسم”.

5. انعطافپذیری در برنامهریزی:
انعطافپذیری در برنامهریزی به معنای توانایی تطبیق برنامهها با تغییرات غیرمنتظره و شرایط جدید است. این ویژگی بهخصوص در دنیای امروز که همه چیز بهسرعت در حال تغییر است، بسیار مهم است. برنامهریزی سفتوسخت و بدون انعطاف، میتواند منجر به استرس، شکست و ازدستدادن انگیزه شود.
چرا انعطافپذیری مهم است؟
- تغییرات غیرمنتظره: زندگی پر از رویدادهای غیرمنتظره است که میتوانند برنامههای ما را مختل کنند.
- هدفهای متغیر: اهداف ما ممکن است با گذشت زمان تغییر کنند.
- شرایط محیطی: شرایط محیطی نیز ممکن است تغییر کند و بر برنامههای ما تاثیر بگذارد.
یک کارمند ممکن است با یک پروژه اضطراری مواجه شود که نیاز به تغییر برنامه کاری او داشته باشد. یا ممکن است یک جلسه غیرمنتظره برگزار شود که باعث شود او نتواند به همه کارهای برنامهریزی شده خود برسد.
یک دانشجو ممکن است با یک امتحان ناگهانی یا یک پروژه گروهی روبرو شود که نیاز به تغییر برنامه مطالعه او داشته باشد. یا ممکن است یک فرصت شغلی پیش بیاید که او را مجبور کند تا برنامه تحصیلی خود را تعدیل کند.
یک خانم خانهدار ممکن است با یک بیماری ناگهانی یکی از اعضای خانواده مواجه شود که نیاز به تغییر برنامه روزانه او داشته باشد. یا ممکن است یک مهمانی غیرمنتظره برگزار شود که باعث شود او مجبور شود برنامه آشپزی خود را تغییر دهد.
یک کارآفرین ممکن است با مشکلات مالی یا تغییرات در بازار مواجه شود که نیاز به تغییر استراتژی کسبوکار او داشته باشد.

6. استفاده از ابزارهای برنامهریزی:
بسته به نوع و روش برنامه ریزی که انتخاب میکنید، شما میتوانید از ابزار های مختلفی استفاده کنید برای مثال اگر علاقه مند به روش بولت ژورنال هستید ابزار شما دفتر و قلم خواهد بود و اگر علاقه مند به برنامه ریزی روش جی تی دی (GTD) هستید احتمالا شما بک تقویم دیجیتال و یک اپلیکیشن وظیفه محور نیاز دارید.
صورت کلی ابزارهای برنامهریزی
- تقویم: برای ثبت رویدادهای مهم، ضربالاجلها و قرار ملاقاتها
- برنامههای مدیریت وظایف (Mictodo، Trello): برای ایجاد لیست کارها، اولویتبندی آنها و پیگیری پیشرفت
- برنامههای یادداشتبرداری (Evernote, OneNote): برای ذخیره ایدهها، اطلاعات و تحقیقات
- برنامههای تقویم دیجیتال (Google Calendar, Outlook): برای همگامسازی تقویم با دستگاههای مختلف
شما میتوانید از Google Calendar برای برنامهریزی جلسات کاری، قرار ملاقاتهای پزشکی و رویدادهای شخصی استفاده کنید. همچنین، میتوانید از Mictodo برای ایجاد لیست کارهای روزانه و هفتگی خود استفاده کنید.
به صورت کلی در یک مقاله ابزار ها را مفصل تر معرفی کرده ایم.
چطور در مسیر بمانیم و به برنامه ریزی هفتگی خود پایبند باشیم؟
پایبندی به این برنامهها،بهخصوص در دنیای پر مشغله امروز، چالشبرانگیز است. عوامل مختلفی مانند وقایع غیرمنتظره، کاهش انگیزه و تغییر اولویتها میتوانند ما را از مسیر برنامهریزیشدهمان دور کنند.
حالا قصد داریم به بررسی راهکارهایی برای حفظ پایبندی به برنامهریزی هفتگی بپردازیم. با هم خواهیم آموخت که چگونه با عوامل غیرمترقبه برخورد کنیم، انگیزه خود را حفظ کنیم و از مسیرمان منحرف نشویم.
نحوه ی برخورد با وقایع غیرمنتظره در برنامه ریزی هفتگی
زندگی پر از اتفاقات غیرمنتظره است. این اتفاقات میتوانند برنامههای ما را به هم بریزند و باعث ایجاد استرس و اضطراب شوند. برای مقابله با این شرایط، میتوانید از راهکارهای زیر استفاده کنید:
- انعطافپذیری: برنامهریزیهایتان را سفت و سخت نکنید. در نظر داشته باشید که ممکن است اتفاقات غیرمنتظرهای رخ دهد و شما باید بتوانید برنامههایتان را تغییر دهید.
- اولویتبندی مجدد: زمانی که اتفاق غیرمنتظرهای رخ میدهد، کارهایتان را مجدداً اولویتبندی کنید. به این ترتیب میتوانید مهمترین کارها را شناسایی کرده و روی آنها تمرکز کنید.
- تعیین زمان برای حل مشکل: به جای اینکه به طور مداوم نگران مشکل باشید، زمانی را برای حل آن تعیین کنید. این کار به شما کمک میکند تا آرامش خود را حفظ کنید.
- تقسیم مسئله به بخشهای کوچکتر: اگر مشکل بزرگ به نظر میرسد، آن را به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید. حل کردن مشکلات کوچکتر آسانتر است.
- جستجوی کمک: اگر به تنهایی نمیتوانید از پس مشکل برآیید، از دوستان، خانواده یا متخصصان کمک بگیرید.

حفظ انگیزه
حفظ انگیزه، یکی از کلیدهای موفقیت در هر کاری است. برای حفظ انگیزه، میتوانید از راهکارهای زیر استفاده کنید:
- تعیین اهداف کوچک و قابل دستیابی: اهداف بزرگ را به اهداف کوچکتر تقسیم کنید و برای هر هدف کوچک، پاداش کوچکی برای خود در نظر بگیرید.
- یافتن یک الگو: افرادی را که به موفقیت رسیدهاند، الگوی خود قرار دهید و از آنها الهام بگیرید.
- تغییر محیط کار: گاهی اوقات، تغییر محیط کار میتواند به شما کمک کند تا انگیزهتان را بازیابید.
- یافتن یک شریک: با یک دوست یا همکار، به صورت گروهی روی اهداف خود کار کنید.
- یادآوری دلایل خود: به یاد داشته باشید که چرا میخواهید به این اهداف برسید.
مثال: اگر میخواهید زبان انگلیسی یاد بگیرید، میتوانید هر روز چند کلمه جدید یاد بگیرید و بعد از هر هفته، یک فیلم یا سریال به زبان انگلیسی تماشا کنید.
چند نکته کلیدی برای موثرتر بودن برنامه ریزی هفتگی :
1. واقعبینی در برنامهریزی:
- تعیین اهداف واقعبینانه: اهدافی را انتخاب کنید که با توجه به زمان، منابع و تواناییهای شما قابل دستیابی باشند. اهداف بلندپروازانه خوب هستند، اما اگر واقعبینانه نباشند، میتوانند باعث دلسردی شوند.
- در نظر گرفتن موانع: هنگام برنامهریزی، موانع احتمالی را پیشبینی کنید و راهکارهایی برای مقابله با آنها در نظر بگیرید.
- مثال: اگر میخواهید در یک ماه 10 کیلوگرم وزن کم کنید، این هدف ممکن است برای برخی افراد واقعبینانه نباشد. یک هدف واقعبینانهتر میتواند کاهش 2-3 کیلوگرم در ماه باشد.
2. انعطافپذیری در برنامهریزی:
فکرمی کنم بهاندازه کافی در این باره گفتیم.
3. پایداری در برنامهریزی:
- عادت کردن به برنامه: برنامهریزی باید به بخشی از روتین روزانه شما تبدیل شود.
- صبر و حوصله: رسیدن به اهداف بزرگ زمانبر است. صبور باشید و به برنامه خود پایبند باشید.
- مثال: اگر میخواهید عادت مطالعه روزانه داشته باشید، حتی در روزهایی که انگیزه ندارید، سعی کنید حداقل چند دقیقه مطالعه کنید.
4. جشن گرفتن موفقیتها:
- تشویق خود: هر موفقیت کوچک را جشن بگیرید. این کار به شما انگیزه میدهد تا به پیشرفت خود ادامه دهید.
- پاداش دادن به خود: برای رسیدن به اهداف بزرگ، پاداشهایی برای خود در نظر بگیرید.
- مثال: اگر توانستید یک پروژه را به پایان برسانید، به خودتان یک هدیه کوچک بدهید. حتی هدیه میتوانید برای یک قسمت سخت از یک پروژه باشد. این هدیه میتواند هر چیزی که شما دوست دارید و البته شما را از اهداف خود دور نمیکند باشد.😊
نکات تکمیلی که فراموش نکنیم در برنامه ریزی ها رعایت کنیم:
- سادگی در برنامهریزی: برنامهریزی پیچیده و شلوغ میتواند باعث سردرگمی شود. سعی کنید برنامهای ساده و قابل فهم داشته باشید.
- استفاده از ابزارهای مناسب: از ابزارهای مختلف مانند تقویم، برنامههای مدیریت وظایف و اپلیکیشنهای یادداشتبرداری برای سازماندهی برنامههای خود استفاده کنید.
- همکاری با دیگران: اگر با دیگران کار میکنید، برنامههای خود را با آنها هماهنگ کنید.
- بررسی و بازبینی منظم: به طور مرتب برنامه خود را بررسی کنید و در صورت نیاز تغییراتی در آن ایجاد کنید.
با رعایت این نکات، میتوانید برنامهریزی موثری داشته باشید و به اهداف خود دست پیدا کنید.
نتیجهگیری کلی و خلاصه نکات
برنامهریزی هفتگی،ابزار قدرتمند برای مدیریت زمان، افزایش بهرهوری و دستیابی به اهداف هستند. با داشتن یک برنامه منظم، میتوانیم بر روی کارهای مهم تمرکز کنیم، استرس را کاهش دهیم و زندگی خود را با نظم بیشتری پیش ببریم.
نکات کلیدی برای موفقیت در برنامهریزی:
- تعیین اهداف مشخص و قابل اندازهگیری: اهداف خود را به صورت روشن و قابل سنجش تعریف کنید.
- اولویتبندی وظایف: مهمترین کارها را شناسایی کرده و روی آنها تمرکز کنید.
- تخصیص زمان مناسب: برای هر کار، زمان مشخصی را در نظر بگیرید.
- انعطافپذیری: برای تغییرات غیرمنتظره آماده باشید.
- حفظ انگیزه: با پاداش دادن به خود و یافتن الگو، انگیزه خود را حفظ کنید.
- مقابله با تنبلی: برای غلبه بر تنبلی، عادات خوب ایجاد کنید و محیط کار خود را مناسبسازی کنید.
- استفاده از ابزارهای مناسب: از دفترچه بولت ژورنال، نرمافزارهای مدیریت وظایف و سایر ابزارها برای سازماندهی برنامههای خود استفاده کنید.
- همکاری با دیگران: با دوستان، خانواده یا همکاران خود در مورد اهداف و برنامههایتان صحبت کنید.
با رعایت این نکات، میتوانید برنامهریزی هفتگی موثری داشته باشید و به موفقیتهای بزرگی دست پیدا کنید.
در نهایت، مهمترین نکته این است که برنامهریزی را به بخشی از زندگی روزمره خود تبدیل کنید و به طور مداوم آن را بررسی و بهروزرسانی کنید.
دیدگاهتان را بنویسید